Bộ chứng từ nhập khẩu và sáu điểm dễ sai lệch
Hồ sơ hiếm khi bị trả lại vì thiếu chứng từ. Hồ sơ thường bị trả lại vì các chứng từ ghi thông tin không thống nhất về cùng một lô hàng.
Bài này không phải danh sách chứng từ, thứ đó tra ở đâu cũng có. Bài này nói về những chỗ mà các chứng từ trong cùng một bộ mâu thuẫn với nhau, vì đó mới là thứ tạo ra chi phí thật.
Bộ hồ sơ cơ bản gồm những gì
- Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc tài liệu có giá trị tương đương.
- Hoá đơn thương mại do người bán phát hành.
- Phiếu đóng gói chi tiết theo từng kiện.
- Chứng từ vận tải, tuỳ phương thức mà là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, hay chứng từ vận tải đường bộ.
- Tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Giấy chứng nhận xuất xứ, khi muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định.
- Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành, chứng thư kiểm dịch, tuỳ theo mặt hàng.
Danh mục hồ sơ hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu được quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, đã được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC. Trước khi áp dụng cho một lô cụ thể, nên kiểm tra tình trạng hiệu lực và các văn bản sửa đổi mới nhất.
Sáu chỗ hay lệch
Mô tả hàng hoá
Hoá đơn ghi tên thương mại rút gọn, tờ khai ghi tên theo danh mục hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ lại ghi theo cách người bán quen viết. Ba tên gọi cho một thứ. Hậu quả là yêu cầu giải trình, chậm thông quan, và nếu liên quan tới ưu đãi thuế quan thì có thể bị từ chối cho hưởng ưu đãi.
Số lượng và trọng lượng
Phiếu đóng gói và vận đơn lệch nhau vài kilogram do cách tính bì. Nghe nhỏ nhưng với hàng tính thuế theo trọng lượng thì đó là chênh lệch số tiền, và với hàng kiểm hoá thì đó là căn cứ lập biên bản.
Đơn giá và tổng tiền
Hoá đơn có chiết khấu ghi ở dòng riêng, hợp đồng không nhắc gì tới chiết khấu đó. Khoản giảm giá không có căn cứ trong hợp đồng thường không được chấp nhận khi xác định trị giá.
Điều kiện giao hàng
Hợp đồng ghi một đằng, hoá đơn ghi một nẻo, vận đơn thể hiện cách trả cước theo kiểu thứ ba. Đây là chỗ dẫn thẳng tới nghi vấn trị giá.
Ngày tháng
Giấy chứng nhận xuất xứ cấp trước ngày hoá đơn, hoặc vận đơn ghi ngày xếp hàng trước ngày ký hợp đồng. Trình tự thời gian vô lý luôn là dấu hiệu đầu tiên khiến hồ sơ bị soi kỹ.
Tên và địa chỉ các bên
Người nhận hàng trên vận đơn khác với người nhập khẩu trên tờ khai, hoặc người bán trên hoá đơn khác với người xuất khẩu ghi trên giấy chứng nhận xuất xứ. Khác biệt này đôi khi có lý do thương mại hợp lệ, nhưng phải giải trình được bằng văn bản.
Quy trình kiểm tra chéo trong mười phút
Trước khi gửi bộ hồ sơ đi khai, tôi dùng đúng một cách: mở tất cả chứng từ cạnh nhau và đọc theo cột thay vì đọc theo tờ. Đọc hết tên hàng của tất cả chứng từ, rồi đến số lượng của tất cả chứng từ, rồi đến ngày tháng. Đọc theo tờ thì não tự điền chỗ trống, đọc theo cột thì chỗ lệch nhảy ra ngay.
Đây là tình huống dễ lệch nhất trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam. Mỗi nhà máy phát hành hoá đơn riêng, nhưng chỉ có một vận đơn và một tờ khai. Cần thống nhất cách mô tả hàng và cách đánh số kiện ngay từ khi đặt hàng, không phải khi hàng đã tập kết ở kho gom.
Lưu trữ sau khi thông quan
Thông quan xong không có nghĩa là xong. Hồ sơ hải quan phải được lưu giữ để phục vụ kiểm tra sau thông quan, và thời hạn kiểm tra tính bằng năm chứ không phải bằng tháng. Bộ hồ sơ lưu nên gồm cả các trao đổi thương mại làm rõ những điểm bất thường, vì vài năm sau sẽ không ai nhớ vì sao lô đó lại có mức giá như vậy.