Giải trình xuất xứ, lưu trữ hồ sơ C/O và hậu kiểm

C/O được cấp không phải là điểm kết thúc của nghĩa vụ chứng minh xuất xứ. Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định việc kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hoá xuất khẩu cả trước và sau khi cấp C/O tại Điều 28, nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm tại Điều 30, và các biện pháp áp dụng với thương nhân không hợp tác tại Điều 29; Luật Hải quan số 54/2014/QH13 quy định kiểm tra sau thông quan trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Thứ bị kiểm tra không phải tờ C/O mà là toàn bộ chứng từ đứng sau nó.

Giai đoạn sau khi hàng đã đi là giai đoạn ít được chú trọng chuẩn bị nhất trong quy trình làm hồ sơ xuất xứ. Đọc xong, bạn sẽ biết cơ quan nào có quyền hậu kiểm, kiểm tra những chứng từ nào, bạn phải giữ gì trong bao lâu và dưới hình thức nào, và bạn cần trả lời một yêu cầu xác minh theo trình tự như thế nào.

• Bộ Công Thương hướng dẫn kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hoá xuất khẩu trong năm trường hợp tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, gồm kiểm tra hồ sơ theo yêu cầu của hải quan nước nhập khẩu và kiểm tra thực tế tại cơ sở sản xuất trước và sau khi cấp C/O; Bộ Tài chính kiểm tra, xác minh khi làm thủ tục hải quan theo khoản 2 Điều 28.
• Theo quy định hiện hành, cơ quan hải quan có thể kiểm tra sau thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Thời gian kiểm tra tại trụ sở cơ quan hải quan tối đa là 05 ngày làm việc; tại trụ sở người khai hải quan tối đa là 10 ngày làm việc và có thể được gia hạn một lần, không quá 10 ngày làm việc, nếu phạm vi kiểm tra lớn hoặc nội dung phức tạp.
• Lưu ý: Từ ngày 01/03/2027, khoản 24 Điều 1 Luật số 11/2026/QH16 xác định thời kỳ kiểm tra tối đa 05 năm từ ngày đăng ký tờ khai đến ngày ban hành quyết định kiểm tra sau thông quan. Khoản 25 Điều 1 quy định thời hạn một cuộc kiểm tra không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định; trường hợp phạm vi kiểm tra lớn hoặc nội dung phức tạp có thể gia hạn một lần, không quá 20 ngày. Luật dùng đơn vị "ngày", không phải "ngày làm việc".
• Khoản 3 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định thương nhân đề nghị cấp C/O lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp và các chứng từ liên quan dưới dạng văn bản trong thời hạn tối thiểu 5 năm kể từ ngày được cấp C/O. Tuy nhiên, điều khoản này chưa đủ căn cứ để kết luận riêng rằng mọi hình thức lưu điện tử đều không hợp lệ. Về quản trị hồ sơ, bạn nên duy trì bộ hồ sơ có thể truy xuất, đối chiếu và xuất trình đầy đủ khi có yêu cầu xác minh.
• Hồ sơ, chứng từ, thông tin phục vụ xác minh xuất xứ được giữ bí mật; khi cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc quốc tế yêu cầu cung cấp, thương nhân phải báo cáo Bộ Công Thương trước khi cung cấp (khoản 5 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP).
• Thương nhân không hợp tác, không cung cấp đầy đủ hồ sơ hoặc cung cấp sai thông tin khi hậu kiểm bị thu hồi C/O đã cấp và tạm dừng cấp C/O 6 tháng (điểm c khoản 1 Điều 29), bị áp dụng chế độ luồng đỏ trong quản lý rủi ro đối với thương nhân và công bố trên cổng thông tin của Bộ Công Thương tại địa chỉ www.moit.gov.vn (khoản 2 Điều 29), và bị từ chối cấp C/O cho lần sau (khoản 7 Điều 21).
• Bảng trừ lùi nguyên vật liệu theo từng lần cấp C/O không nằm trong hồ sơ nộp nhưng là tài liệu được yêu cầu nhiều nhất khi hậu kiểm, vì phép kiểm cơ bản là sản lượng xuất khẩu nhân định mức so với lượng nguyên liệu đầu vào chứng minh được nguồn gốc hợp pháp.
• Bản giải trình trả lời đúng nội dung được hỏi, kèm chứng từ dẫn chiếu, trong thời hạn ghi tại văn bản yêu cầu; không sửa số liệu cho khớp, mà giải thích chênh lệch kèm căn cứ.

Điều 28 Nghị định 31/2018/NĐ-CP phân công việc kiểm tra, xác minh xuất xứ cho hai bộ, và Luật Hải quan số 54/2014/QH13 quy định kiểm tra sau thông quan.

Theo quy định hiện hành, cơ quan hải quan có thể kiểm tra sau thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Thời gian kiểm tra tại trụ sở cơ quan hải quan tối đa là 05 ngày làm việc; tại trụ sở người khai hải quan tối đa là 10 ngày làm việc và có thể được gia hạn một lần, không quá 10 ngày làm việc, nếu phạm vi kiểm tra lớn hoặc nội dung phức tạp.
Từ ngày 01/03/2027, khoản 24 Điều 1 Luật số 11/2026/QH16 xác định thời kỳ kiểm tra tối đa 05 năm từ ngày đăng ký tờ khai đến ngày ban hành quyết định kiểm tra sau thông quan. Khoản 25 Điều 1 quy định thời hạn kiểm tra không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định; nếu phạm vi kiểm tra lớn hoặc nội dung phức tạp, người quyết định kiểm tra có thể gia hạn một lần nhưng không quá 20 ngày. Đây là "ngày", không phải "ngày làm việc". Theo khoản 4 Điều 4, thẩm quyền, trình tự và thủ tục của cuộc kiểm tra đang thực hiện theo quyết định ban hành trước 01/03/2027 tiếp tục áp dụng Luật Hải quan số 54/2014/QH13.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: sáu tình huống trên đều có thể xảy ra với một lô hàng đã được cấp C/O, và thời điểm xảy ra có thể cách ngày cấp tới 5 năm. Tuyến tiếp nhận và trả lời cần được xác định theo chính văn bản yêu cầu và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trong từng trường hợp.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: phép kiểm được dùng nhiều nhất vẫn là phép nhân, sản lượng xuất khẩu nhân định mức so với lượng nguyên liệu chứng minh được. Doanh nghiệp xuất khẩu nhiều lô mà không giữ bảng trừ lùi thường không trả lời được câu hỏi lô nào đã dùng phần nguyên liệu nào.

Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định thời hạn và hình thức lưu trữ cho từng chủ thể.

Khoản 6 Điều 30 quy định trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác về lưu trữ thì thực hiện theo quy định của Bộ Công Thương hướng dẫn điều ước đó; một số hiệp định đặt thời hạn lưu trữ khác 5 năm.

Khoản 3 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định thương nhân đề nghị cấp C/O lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp và các chứng từ liên quan dưới dạng văn bản trong thời hạn tối thiểu 5 năm kể từ ngày được cấp C/O. Tuy nhiên, điều khoản này chưa đủ căn cứ để kết luận riêng rằng mọi hình thức lưu điện tử đều không hợp lệ. Về quản trị hồ sơ, nên duy trì bộ hồ sơ có thể truy xuất, đối chiếu và xuất trình đầy đủ khi có yêu cầu xác minh. Song song, người khai hải quan lưu giữ hồ sơ hải quan 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai theo điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13; sổ sách, chứng từ kế toán lưu theo pháp luật kế toán, trong đó chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, như hoá đơn mua nguyên liệu, lưu tối thiểu 10 năm (khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP). Hai mốc 5 năm của hồ sơ hải quan và hồ sơ C/O có ngày bắt đầu khác nhau; thời hạn lưu tối thiểu của bộ hồ sơ một lô tính theo mốc kết thúc muộn hơn.

Khoản 5 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định hồ sơ, chứng từ, thông tin và tài liệu liên quan phục vụ công tác xác minh xuất xứ hàng hoá được giữ bí mật. Trường hợp các cơ quan có thẩm quyền trong nước và quốc tế yêu cầu cung cấp, thương nhân và cơ quan cấp C/O phải báo cáo Bộ Công Thương trước khi cung cấp.

Khoản 5 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định hồ sơ, chứng từ, thông tin và tài liệu phục vụ xác minh xuất xứ được giữ bí mật; khi cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc quốc tế yêu cầu cung cấp, thương nhân và cơ quan, tổ chức cấp C/O phải báo cáo Bộ Công Thương trước khi cung cấp. Điều khoản này không quy định rằng mọi yêu cầu xác minh hoặc mọi hồ sơ trả lời đều bắt buộc phải đi qua cơ quan cấp C/O.

Khoản 8 Điều 24 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định thương nhân đề nghị cấp C/O có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ, thông tin và tài liệu phục vụ xác minh, và bố trí để kiểm tra tại cơ sở sản xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp C/O hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước nhập khẩu. Hậu quả khi không thực hiện quy định tại Điều 29 và Điều 21.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: im lặng hoặc để quá hạn trả lời một yêu cầu xác minh không dừng ở việc lô hàng đó bị từ chối ưu đãi thuế tại nước nhập khẩu, mà kéo theo việc mọi lô sau của doanh nghiệp bị tạm dừng cấp C/O trong 6 tháng và bị đưa vào áp dụng luồng đỏ trong quản lý rủi ro đối với thương nhân. Cái giá của việc im lặng không trả lời cao hơn rất nhiều so với cái giá của một câu trả lời về việc hồ sơ có chênh lệch nhưng thuộc trường hợp có căn cứ để giải trình.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: bốn việc trên chỉ mất ít thời gian cho mỗi lô nếu làm ngay. Bảng trừ lùi có thể được cập nhật từ công đoạn lập bảng kê khai hàng hoá xuất khẩu đạt tiêu chí xuất xứ khi xin cấp C/O, nhưng có thể mất nhiều ngày nếu phải dựng lại sau vài năm. Việc thứ hai và thứ ba là hai chỗ thường thiếu nhất vì chứa thông tin chi tiết, cần được ghi nhận cẩn thận ngay tại thời điểm phát sinh.

Nguyên tắc chung khi nhận được yêu cầu giải trình: trả lời đúng câu được hỏi, kèm chứng từ dẫn chiếu, trong thời hạn ghi tại văn bản yêu cầu, và xác định đúng tuyến gửi theo chính văn bản yêu cầu cùng hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Ba việc phải tránh là gửi thêm tài liệu không được hỏi mà chưa rà lại, vì mỗi tài liệu gửi đi là một nguồn có thể phát sinh mâu thuẫn mới; sửa số liệu trong bản giải trình cho khớp với hồ sơ thay vì giải thích chênh lệch, vì sửa số là kê khai gian lận theo điểm b khoản 1 Điều 29; và im lặng hoặc để quá hạn, vì hậu quả theo mục 5.

Bản giải trình dùng được có ba phần: nêu lại đúng nội dung được hỏi; trả lời kèm số liệu và chứng từ dẫn chiếu theo đúng tên chứng từ trong hồ sơ đã nộp; và giải thích chênh lệch nếu có, kèm căn cứ.

Trường hợp bạn vừa nhận được văn bản yêu cầu giải trình xuất xứ, hoặc đang chuẩn bị cho một đợt kiểm tra sau thông quan, bạn có thể gửi cho tôi nội dung được hỏi, bộ hồ sơ đã nộp khi đề nghị cấp C/O và tờ khai nhập khẩu nguyên liệu tương ứng. Tôi sẽ rà lại các chiều khớp, chỉ ra chỗ có nguy cơ bị hỏi tiếp, và dựng khung bản giải trình để bạn hoàn thiện.

Việc tôi làm ở đây là nghiệp vụ chứng từ xuất xứ và thủ tục hải quan theo chứng chỉ đang có, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc.

Biểu mẫu liên hệ

• Các sai sót thường gặp khi xin C/O và cách xử lý. Lỗi lặp lại nhiều nhất trong hồ sơ thật và ranh giới giữa sai sót và vi phạm.
• Nguyên liệu đầu vào, định mức và quy trình sản xuất khi xin C/O. Ba nhóm chứng từ chứng minh tiêu chí xuất xứ và phép khớp bốn chiều.
• Hồ sơ và thủ tục hải quan xuất khẩu. Tờ khai xuất khẩu và điểm nối với hồ sơ C/O.
• Xuất xứ hàng hoá và giấy chứng nhận xuất xứ C/O cho hàng hoá sản xuất tại Việt Nam. Trang tổng của toàn bộ chủ đề này.

Hoàng Ngọc Quang (QuangLogi)

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan Hải quan Việt Nam cấp mã số theo Công văn số 249/GSQL-TH ngày 20/02/2025.
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan số 165/2018/KHQ-HN.
Phó Giám đốc Công ty TNHH Vận tải quốc tế Giang Tô Viễn Dương (Luchi Việt Nam).
Hội viên Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam (VALOMA) theo Quyết định kết nạp hội viên số 1003/QĐ-BCH.
Được đào tạo nghề luật sư theo chương trình Luật sư phục vụ hội nhập quốc tế khoá IX tại Học viện Tư pháp.
Hơn mười năm làm chứng từ và thủ tục hải quan trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam, Campuchia, gồm cả hồ sơ C/O cho hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam và hồ sơ C/O hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc.
Về tác giả

Tôi viết từ góc nhìn của người trực tiếp làm hồ sơ. Thông tin các vụ việc và khách hàng nếu có trong các ví dụ đều được mã hoá ẩn danh.