Mục này chưa có bài viết.
Thủ tục hải quan xuất khẩu và hồ sơ đề nghị cấp C/O là hai thủ tục khác nhau, do hai cơ quan khác nhau xử lý, nhưng nối với nhau tại một chứng từ: tờ khai hải quan xuất khẩu đã xác nhận thông quan là thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O theo điểm c khoản 1 Điều 15 Nghị định 31/2018/NĐ-CP. Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, đã được sửa hai lần, lần gần nhất bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/02/2026; thời hạn nộp tờ khai quy định tại Điều 25 Luật Hải quan số 54/2014/QH13; cách khai xuất xứ trên tờ khai quy định tại Thông tư 33/2023/TT-BTC.
Khai sai ở tờ khai xuất khẩu thì hồ sơ C/O lệch theo, và chỗ lệch thường lộ ra ở khâu kiểm tra sau thông quan chứ không phải khâu thông quan. Đọc xong, bạn sẽ biết bộ hồ sơ hải quan hàng xuất khẩu gồm gì theo bản đang áp dụng, nộp lúc nào, khai ô xuất xứ thế nào, và thông tin nào trên tờ khai phải khớp với C/O.
Khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định thành phần hồ sơ hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu. Điều này đã được sửa hai lần: lần đầu bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, lần sau bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/02/2026. Tên điều sau lần sửa gần nhất là "Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan"; hồ sơ hàng hoá xuất khẩu nằm ở khoản 1 với tám điểm.
| ĐIỂM | CHỨNG TỪ | ĐIỀU KIỆN NỘP |
|---|---|---|
| a | Tờ khai hải quan | Luôn có |
| b | Hoá đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương | Khi người mua phải thanh toán cho người bán; hoá đơn được cấp dưới dạng điện tử theo pháp luật về hoá đơn trước thời điểm khai báo hải quan thì không phải nộp |
| c | Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền | Hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép |
| d | Giấy thông báo miễn kiểm tra, giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành, hoặc chứng từ khác theo quy định, gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành | Hàng thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành |
| đ | Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hoá theo pháp luật về đầu tư | Theo quy định của pháp luật về đầu tư |
| e | Hợp đồng uỷ thác | Uỷ thác xuất khẩu hàng hoá thuộc diện phải có chứng từ tại điểm c, d, đ |
| g | Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu do Bộ Công Thương cấp | Thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền xuất khẩu; chỉ nộp lần đầu tại cùng một cơ quan hải quan |
| h | Giấy chứng nhận đầu tư về hoạt động mua bán hàng hoá có đăng ký quyền xuất khẩu, hoặc chứng từ tương đương khi không phải cấp giấy chứng nhận đầu tư | Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu; chỉ nộp lần đầu tại cùng một cơ quan hải quan |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: điểm e là chỗ thường bị hiểu rộng hơn quy định. Hợp đồng uỷ thác không phải nộp cho mọi lô xuất khẩu uỷ thác, mà chỉ khi lô hàng đó thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, hoặc chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu.
Chứng từ chứng nhận xuất xứ không thuộc tám điểm trên. Người khai hải quan có thể tự nguyện nộp, và cơ quan hải quan có quyền yêu cầu xuất trình khi có cơ sở nghi ngờ về xuất xứ của hàng hoá xuất khẩu, theo Thông tư 33/2023/TT-BTC.
Bản Điều 16 trước ngày 01/02/2026 ghi rõ từng chứng từ nộp bản chính hay bản chụp và nộp mấy bản. Bản đang áp dụng không còn các chỉ định đó ở phần hồ sơ hàng xuất khẩu. Quy định về hình thức nộp đã chuyển sang Điều 3 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa bởi khoản 1 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC, tên điều là "Quy định về nộp, xác nhận và sử dụng các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, hồ sơ thuế".
| CÁCH KHAI | HÌNH THỨC NỘP CHỨNG TỪ THEO ĐIỀU 3 | HỆ QUẢ |
|---|---|---|
| Khai hải quan điện tử, là cách làm mặc định | Nộp chứng từ qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan; chứng từ dạng thông điệp dữ liệu hoặc chứng từ giấy đã chuyển đổi sang dữ liệu điện tử phải đáp ứng pháp luật về giao dịch điện tử; người khai tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, hợp pháp | Không có khái niệm số lượng bản |
| Khai trên tờ khai hải quan giấy, pháp luật quy định phải nộp bản chính dạng giấy | Bản chính nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính | Thường gặp ở giấy phép xuất khẩu của cơ quan quản lý ngành |
| Khai trên tờ khai hải quan giấy, pháp luật chuyên ngành quy định nộp bản chụp hoặc không quy định cụ thể | Người khai được nộp bản chụp | Vì Điều 16 không chỉ định bản chính cho chứng từ nào của hàng xuất khẩu, phần lớn chứng từ được nộp bản chụp |
| Bản chụp, chứng từ do người nước ngoài phát hành bằng hình thức điện tử, thư điện tử, fax, telex, hoặc chứng từ do chính người khai phát hành | Người khai xác nhận, ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, hợp pháp | Chữ ký và dấu của người khai là điều kiện để chứng từ được chấp nhận |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: tài liệu hướng dẫn soạn trước năm 2026 vẫn ghi "01 bản chụp", "01 bản chính" cho từng chứng từ hàng xuất khẩu theo bản cũ. Bạn không tìm được các chỉ định đó trong bản Điều 16 đang áp dụng là đúng, không phải thiếu.
| CHỖ KHÁC | BẢN THEO THÔNG TƯ 39/2018/TT-BTC | BẢN THEO THÔNG TƯ 121/2025/TT-BTC, TỪ 01/02/2026 |
|---|---|---|
| Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu | Có trong thành phần hồ sơ | Không còn |
| Hoá đơn thương mại | Nộp bản chụp | Hoá đơn được cấp dưới dạng điện tử trước thời điểm khai báo thì không phải nộp |
| Chứng từ tại điểm g và điểm h | Không có | Thêm hai chứng từ cho thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền xuất khẩu, chỉ nộp lần đầu tại cùng một cơ quan hải quan |
| Bản chính, bản chụp, số lượng bản | Ghi tại từng điểm của Điều 16 | Chuyển sang Điều 3 |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: doanh nghiệp xuất khẩu gỗ nguyên liệu vẫn phải tuân thủ pháp luật về lâm nghiệp về hồ sơ lâm sản, nhưng bảng kê lâm sản không còn là thành phần hồ sơ hải quan để cơ quan hải quan yêu cầu khi đăng ký tờ khai.
Điều 25 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 quy định thời hạn nộp hồ sơ hải quan và hiệu lực của tờ khai.
| NỘI DUNG | THỜI HẠN | CĂN CỨ |
|---|---|---|
| Nộp tờ khai hàng hoá xuất khẩu | Sau khi đã tập kết hàng hoá tại địa điểm người khai hải quan thông báo, và chậm nhất 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh | Điều 25 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 |
| Nộp tờ khai hàng hoá xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh | Chậm nhất 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh | Điều 25 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 |
| Hiệu lực của tờ khai hải quan | 15 ngày kể từ ngày đăng ký | Điều 25 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 |
| Mức độ kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá | Theo nguyên tắc quản lý rủi ro, hệ thống xác định theo chỉ dẫn phân luồng từng tờ khai | Luật Hải quan số 54/2014/QH13 |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: quá 15 ngày kể từ ngày đăng ký mà chưa hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu thì tờ khai hết giá trị làm thủ tục hải quan và phải đăng ký tờ khai mới. Với hàng đường bộ xuất khẩu qua các cửa khẩu biên giới phía Bắc, đây là mốc phải theo dõi khi xe còn xếp hàng, lô hàng chưa vào khu vực giám sát hoặc thủ tục xuất khẩu chưa hoàn tất.
Thông tư 33/2023/TT-BTC quy định người khai hải quan khai xuất xứ hàng hoá xuất khẩu tại ô mô tả hàng hoá trên tờ khai điện tử, hoặc ô xuất xứ trên tờ khai giấy, theo cấu trúc dưới đây.
| TRƯỜNG HỢP | CÁCH KHAI | ĐIỀU KIỆN |
|---|---|---|
| Hàng hoá có xuất xứ Việt Nam | mô tả hàng hoá#&VN | Hàng hoá đáp ứng quy tắc xuất xứ Việt Nam theo Nghị định 31/2018/NĐ-CP và thông tư hướng dẫn |
| Hàng hoá có xuất xứ nước khác | mô tả hàng hoá#&(mã nước) | Có chứng từ chứng nhận xuất xứ nước đó hoặc căn cứ xác định xuất xứ |
| Chưa xác định được xuất xứ | mô tả hàng hoá#&KXĐ | Hàng sản xuất từ nhiều nguồn nguyên liệu mà chưa xác định được xuất xứ, hoặc hàng chỉ trải qua công đoạn gia công, chế biến đơn giản tại Việt Nam |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: tờ khai xuất khẩu khai xuất xứ Việt Nam trong khi hồ sơ C/O không chứng minh được tiêu chí là hai bộ hồ sơ mâu thuẫn nhau, và mâu thuẫn này lộ ra ở khâu kiểm tra sau thông quan. Hàng hoá chỉ qua công đoạn gia công, chế biến đơn giản tại Điều 9 Nghị định 31/2018/NĐ-CP phải khai mã #&KXĐ, không khai mã xuất xứ #&VN.
Điểm c khoản 1 Điều 15 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định bản in tờ khai hải quan xuất khẩu là thành phần hồ sơ đề nghị cấp C/O, trừ hàng hoá xuất khẩu không phải khai báo hải quan. Khoản 3 Điều 15 cho phép nộp bổ sung chứng từ này sau khi được cấp C/O, nhưng không quá 15 ngày làm việc; quá hạn mà không nộp thì cơ quan cấp yêu cầu thu hồi hoặc huỷ C/O theo điểm c khoản 1 Điều 22.
| ĐIỂM NỐI | YÊU CẦU | CĂN CỨ |
|---|---|---|
| Tờ khai xuất khẩu đã thông quan | Là chứng từ trong hồ sơ đề nghị cấp C/O, xác nhận lô hàng thực tế xuất khẩu; được nộp bổ sung trong 15 ngày làm việc kể từ ngày cấp | Điểm c khoản 1 và khoản 3 Điều 15 Nghị định 31/2018/NĐ-CP |
| Thông tin trên tờ khai | Tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, tên hàng, mã HS, đơn vị tính, số lượng phải khớp với C/O, hoá đơn thương mại và vận đơn | Khoản 3 Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP: hồ sơ có mâu thuẫn về nội dung là căn cứ từ chối cấp |
| Mã HS trên tờ khai xuất khẩu | Là mã HS của nước xuất khẩu dùng để khai trên C/O và để tra tiêu chí xuất xứ; mã HS của nước nhập khẩu khác mã Việt Nam thì thương nhân được dùng mã của nước nhập khẩu và tự chịu trách nhiệm | Khoản 1 Điều 16 Nghị định 31/2018/NĐ-CP |
| Ô xuất xứ trên tờ khai | Khai VN chỉ khi hàng hoá đáp ứng tiêu chí xuất xứ mà hồ sơ C/O chứng minh được | Thông tư 33/2023/TT-BTC; Điều 9 Nghị định 31/2018/NĐ-CP |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: khai sai mã HS ở tờ khai xuất khẩu kéo theo tra nhầm tiêu chí, và cả bộ hồ sơ C/O được dựng trên một tiêu chí không phải của mặt hàng. Lệch tên hàng hoặc đơn vị tính giữa tờ khai xuất khẩu, hoá đơn và C/O là lý do từ chối C/O phổ biến tại nước nhập khẩu, kể cả trong trường hợp cơ quan cấp trong nước đã cấp.
Điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 quy định người khai hải quan lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hoá đã được thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan; sổ sách, chứng từ kế toán và các chứng từ khác có liên quan được lưu giữ trong thời hạn do pháp luật quy định. Khoảng thời gian này bằng thời kỳ kiểm tra sau thông quan và bằng thời hạn lưu trữ tối thiểu hồ sơ đề nghị cấp C/O của thương nhân theo khoản 3 Điều 30 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, nhưng mốc bắt đầu của hồ sơ C/O là ngày được cấp C/O.
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: hai mốc 05 năm không trùng ngày bắt đầu, một mốc tính từ ngày đăng ký tờ khai, một mốc tính từ ngày cấp C/O. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ, như hoá đơn mua nguyên liệu, lưu tối thiểu 10 năm theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Chi tiết ở danh mục Giải trình xuất xứ, lưu trữ hồ sơ C/O và hậu kiểm.
| VĂN BẢN | NGÀY BAN HÀNH | HIỆU LỰC | THAY ĐỔI LIÊN QUAN TỚI HÀNG XUẤT KHẨU |
|---|---|---|---|
| Nghị định 167/2025/NĐ-CP | 30/6/2025 | 15/8/2025 | Sửa đổi Nghị định 08/2015/NĐ-CP về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan và xác định trị giá |
| Thông tư 121/2025/TT-BTC | 18/12/2025 | 01/02/2026 | Sửa Điều 3 và Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, nội dung ở mục 1, 2, 3 |
| Luật số 11/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung Luật Hải quan | 23/8/2026 | 01/3/2027 | Sửa Điều 24 và Điều 25 Luật Hải quan. Luật mới vẫn giữ các mốc 04 giờ, 02 giờ và 15 ngày ở mục 4; quy định về hiệu lực 15 ngày của tờ khai chuyển từ Điều 25 sang Điều 24 |
Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: tài liệu hướng dẫn soạn trước năm 2026 có thể không còn đúng ở phần chi tiết. Riêng các mốc 04 giờ, 02 giờ và 15 ngày tại mục 4 vẫn tiếp tục áp dụng từ 01/03/2027 theo Luật số 11/2026/QH16; từ ngày đó, căn cứ của mốc 15 ngày là điểm a khoản 1 Điều 24 thay vì khoản 2 Điều 25 Luật Hải quan hiện hành.
| VĂN BẢN | NGÀY BAN HÀNH | HIỆU LỰC | NỘI DUNG LIÊN QUAN |
|---|---|---|---|
| Luật Hải quan số 54/2014/QH13 | 23/6/2014 | 01/01/2015, còn hiệu lực, đã qua nhiều lần sửa đổi | Điều 25 thời hạn nộp hồ sơ hải quan và hiệu lực tờ khai; điểm đ khoản 2 Điều 18 nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ hải quan 05 năm của người khai hải quan; kiểm tra sau thông quan |
| Luật số 11/2026/QH16 | 23/8/2026 | 01/3/2027 | Khoản 10 Điều 1 sửa Điều 24 và Điều 25 Luật Hải quan; giữ các mốc 04 giờ, 02 giờ và 15 ngày, đồng thời chuyển quy định về hiệu lực 15 ngày của tờ khai sang Điều 24 |
| Nghị định 174/2016/NĐ-CP, "Quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán" | 30/12/2016 | 01/01/2017, còn hiệu lực | Khoản 1 Điều 13: chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính lưu trữ tối thiểu 10 năm |
| Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Bản đọc chuẩn: Văn bản hợp nhất 46/VBHN-BTC năm 2025 | 21/01/2015 | 15/3/2015, còn hiệu lực, đã sửa đổi 5 lần | Thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan |
| Nghị định 59/2018/NĐ-CP | 20/4/2018 | 05/6/2018, hết hiệu lực từ 15/8/2025 | Đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP; bị bãi bỏ bởi khoản 3 Điều 4 Nghị định 167/2025/NĐ-CP |
| Nghị định 167/2025/NĐ-CP | 30/6/2025 | 15/8/2025, còn hiệu lực | Sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP; khoản 3 Điều 4 bãi bỏ Nghị định 59/2018/NĐ-CP |
| Nghị định 31/2018/NĐ-CP, "Quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa" | 08/3/2018 | 08/3/2018, còn hiệu lực | Điểm c khoản 1 và khoản 3 Điều 15 bản in tờ khai xuất khẩu trong hồ sơ cấp C/O; khoản 1 Điều 16 mã HS khai trên C/O; khoản 3 Điều 21 từ chối cấp khi hồ sơ mâu thuẫn; khoản 3 Điều 30 lưu trữ hồ sơ |
| Thông tư 38/2015/TT-BTC | 25/3/2015 | 01/4/2015, còn hiệu lực | Điều 3 nộp, xác nhận và sử dụng chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; Điều 16 hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan, khoản 1 là hàng hoá xuất khẩu |
| Thông tư 39/2018/TT-BTC | 20/4/2018 | 05/6/2018, còn hiệu lực | Khoản 5 Điều 1 sửa Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, bản áp dụng tới 31/01/2026 |
| Thông tư 121/2025/TT-BTC | 18/12/2025 | 01/02/2026, còn hiệu lực | Khoản 1 Điều 1 sửa Điều 3 và khoản 4 Điều 1 sửa Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC |
| Thông tư 33/2023/TT-BTC | 31/5/2023 | 15/7/2023, còn hiệu lực | Xác định xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu; Chương III khai và nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hoá xuất khẩu |
Trường hợp bạn chưa chắc khai ô xuất xứ trên tờ khai xuất khẩu thế nào cho khớp với hồ sơ C/O sắp nộp, bạn có thể gửi cho tôi mã HS thành phẩm, mô tả hàng hoá và mẫu C/O định đề nghị cấp. Tôi sẽ trả lời nên khai VN hay KXĐ, và những mục nào trên tờ khai phải khớp với C/O.
Việc tôi làm ở đây là nghiệp vụ chứng từ xuất xứ và thủ tục hải quan theo chứng chỉ đang có, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc.

Hoàng Ngọc Quang (QuangLogi)
Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan Hải quan Việt Nam cấp mã số theo Công văn số 249/GSQL-TH ngày 20/02/2025.
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan số 165/2018/KHQ-HN.
Phó Giám đốc Công ty TNHH Vận tải quốc tế Giang Tô Viễn Dương (Luchi Việt Nam).
Hội viên Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam (VALOMA) theo Quyết định kết nạp hội viên số 1003/QĐ-BCH.
Được đào tạo nghề luật sư theo chương trình Luật sư phục vụ hội nhập quốc tế khoá IX tại Học viện Tư pháp.
Hơn mười năm làm chứng từ và thủ tục hải quan trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam, Campuchia, gồm cả hồ sơ C/O cho hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam và hồ sơ C/O hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc.
Về tác giả
Tôi viết từ góc nhìn của người trực tiếp làm hồ sơ. Thông tin các vụ việc và khách hàng nếu có trong các ví dụ đều được mã hoá ẩn danh.
Mục này chưa có bài viết.