Hồ sơ xin cấp C/O cho hàng hoá sản xuất tại Việt Nam

Tới bước này thì hàng hoá đã sản xuất xong, tiêu chí xuất xứ đã đạt hoặc không đạt, và việc còn lại là dựng một bộ hồ sơ có hình thức và nội dung đúng theo quy định và có thể đứng vững qua khâu xét duyệt của chuyên viên xét duyệt hồ sơ. Danh mục này đi theo đúng thứ tự việc phải làm: đăng ký hồ sơ thương nhân cho lần đầu, chọn cơ quan cấp và hệ thống khai báo, chuẩn bị bộ chứng từ cho từng lô, rồi tới các tình huống phát sinh như xin cấp sau hoặc cấp lại.

Phạm vi của danh mục này là hàng hoá sản xuất tại Việt Nam. Hàng nhập khẩu từ nước ngoài rồi xuất đi từ Việt Nam mà không trải qua công đoạn gia công, chế biến tại Việt Nam thì không đủ điều kiện cấp C/O Việt Nam.

• Doanh nghiệp đề nghị cấp C/O lần đầu phải đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan cấp, và phải đăng ký với đủ các cơ quan mà doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ.
• Từ ngày 05/5/2025, Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam không còn cấp C/O, theo Quyết định 1103/QĐ-BCT ngày 21/4/2025.
• Từ 01/8/2026, thẩm quyền cấp được phân giữa Cục Xuất nhập khẩu và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo Điều 19 Thông tư 26/2026/TT-BCT: 12 mẫu có ở cả hai danh mục, 19 loại chỉ có ở danh mục của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó có mẫu E và mẫu B.
• Mẫu D, AK, VK khai trên ecosys.gov.vn; các mẫu còn lại khai trên co.moit.gov.vn.
• Bộ hồ sơ của từng lô hàng gồm ba nhóm chứng từ: đầu vào (tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu, hoá đơn mua nguyên liệu trong nước, Phụ lục X), sản xuất (bảng giải trình đáp ứng tiêu chí xuất xứ, bản mô tả quy trình sản xuất) và đầu ra (hợp đồng, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan).
• C/O cấp sau: Nghị quyết 19/2026/NQ-CP quy định không thực hiện thủ tục cấp C/O cấp sau trong thời gian Nghị quyết có hiệu lực, trong khi đến ngày 15/09/2026 thủ tục này vẫn được công khai trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương; cần kiểm tra trực tiếp với cơ quan tiếp nhận đối với từng trường hợp.
• Khả năng đạt xuất xứ cần được kiểm tra trước khi ký điều khoản C/O trong hợp đồng.

Doanh nghiệp lần đầu xin cấp C/O phải đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan cấp, trước hoặc cùng thời điểm nộp bộ hồ sơ cho lô hàng đầu tiên. Đây là lý do bộ hồ sơ lần đầu luôn tốn nhiều công sức và thời gian nhất, đồng thời bị kiểm tra kỹ nhất.

Một điểm thường bị bỏ sót: doanh nghiệp cần đăng ký với đủ các cơ quan cấp mà mình sẽ nộp hồ sơ. Đăng ký thiếu, tới khi phát sinh lô hàng cần mẫu C/O thuộc cơ quan chưa đăng ký mới bắt đầu làm thủ tục bổ sung, sẽ dẫn đến chậm trễ.

Sau lần đầu, các lô tiếp theo chỉ còn phần hồ sơ của từng lô, và thường qua khâu kiểm tra, phê duyệt gọn hơn.

Từ ngày 05/5/2025, Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam không còn cấp bất kỳ loại C/O nào, theo Quyết định 1103/QĐ-BCT ngày 21/4/2025. Nhiều tài liệu trên mạng vẫn hướng dẫn đăng ký tài khoản trên hệ thống cũ.

Từ 01/8/2026, thẩm quyền cấp được phân giữa hai cơ quan, theo Điều 19 Thông tư 26/2026/TT-BCT:

Đọc bảng theo chiều ngược lại để thấy điểm dễ hiểu sai nhất: không có mẫu C/O nào chỉ riêng Cục Xuất nhập khẩu cấp được, trong khi có 19 loại chỉ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp. Với 12 mẫu có mặt ở cả hai danh mục thì doanh nghiệp được chọn nơi nộp. Form E đi Trung Quốc chỉ nộp được tại địa phương.

Hai hệ thống khai báo

Ba mẫu D, AK, VK vẫn khai trên eCoSys vì cần truyền dữ liệu sang Cơ chế Một cửa Quốc gia. Doanh nghiệp làm cả hai nhóm thị trường phải duy trì tài khoản trên cả hai hệ thống.

Bộ hồ sơ cho từng lô hàng

Bảng kê khai theo tiêu chí xuất xứ chọn theo đúng mẫu tại các phụ lục II đến IX Thông tư 05/2018/TT-BCT, tương ứng với tiêu chí đang áp cho mã HS thành phẩm.

Khi doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu, phần dựng hồ sơ thường xong trong vòng một ngày làm việc. Ngày làm việc tiếp theo là khai báo trên hệ thống cấp chứng nhận xuất xứ điện tử tương ứng với mẫu C/O, rồi chờ phê duyệt và cấp phép.

Con số này chỉ đúng với điều kiện hồ sơ đầu vào đầy đủ và chính xác. Thiếu một tờ khai nhập nguyên liệu hoặc một hoá đơn đầu vào thì mốc thời gian được tính lại từ thời điểm bổ sung đầy đủ hồ sơ. Nếu thời điểm bổ sung rơi vào cuối tuần thì thông thường sẽ cần đợi sang đầu tuần tiếp theo để hồ sơ được phê duyệt.

C/O cấp sau. Phụ lục III, Mục 1, điểm Đ, khoản 5 Nghị quyết 19/2026/NQ-CP quy định không thực hiện thủ tục hành chính cấp C/O cấp sau theo Điều 15 và Điều 17 Nghị định 31/2018/NĐ-CP trong thời gian Nghị quyết có hiệu lực. Tuy nhiên, đến ngày 15/09/2026, thủ tục 1.001380 vẫn được công khai trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương. Vì hai nguồn chưa thống nhất về cách vận hành thực tế, không nên mặc định hồ sơ C/O cấp sau vẫn được tiếp nhận hoặc đã bị dừng hoàn toàn; cần kiểm tra trực tiếp với cơ quan tiếp nhận đối với từng trường hợp.

C/O mẫu B Việt Nam cấp sau, bản gốc tiếng Anh

Xem kích thước đầy đủ

Xem bản dịch tiếng ViệtXem bản dịch tiếng TrungXem bản dịch tiếng Hàn

C/O cấp lại. Khoản 1 Điều 18 Nghị định 31/2018/NĐ-CP phân biệt bốn trường hợp:

• Điểm a: C/O bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng; bản cấp lại đóng dấu "CERTIFIED TRUE COPY" và có hiệu lực không quá 1 năm kể từ ngày giao hàng.
• Điểm b: cần tách thành nhiều bộ; chỉ được cấp lại trong 1 năm kể từ ngày cấp C/O trước.
• Điểm c: hàng tái nhập để tái chế hoặc chuyển sang nước nhập khẩu khác; chỉ được cấp lại trong 1 năm kể từ ngày cấp C/O trước.
• Điểm d: có lỗi hoặc sai sót không cố ý trên bản gốc; chỉ được cấp lại trong 1 năm kể từ ngày cấp C/O trước.

Không áp dụng chung giới hạn thời hạn đề nghị cấp lại của điểm b, c, d cho trường hợp điểm a. Hiện nay đa số các mẫu C/O Việt Nam cấp đều là mẫu C/O điện tử, việc cấp lại C/O do bị mất, hư hỏng tại điểm a chỉ áp dụng đối với các mẫu C/O còn đang sử dụng form giấy.

Tự chứng nhận xuất xứ. Với một số hiệp định, doanh nghiệp đủ điều kiện được tự phát hành chứng từ chứng nhận xuất xứ thay cho việc xin cấp C/O. Thủ tục chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận quy định tại Thông tư 40/2025/TT-BCT. Với EVFTA, hình thức tự chứng nhận còn phụ thuộc trị giá lô hàng.

Người mua ký theo mức giá trên hợp đồng vì họ tính được thuế nhập khẩu ưu đãi ở nước họ, với điều kiện người xuất khẩu cung cấp được C/O hợp lệ. Nếu tới lúc giao hàng mà không có C/O, hoặc có nhưng bị hải quan nước nhập bác, phần chênh thuế thường sẽ rơi vào người bán chịu do vi phạm nghĩa vụ quy định trong hợp đồng.

Vì vậy thứ tự đúng là kiểm khả năng đạt xuất xứ trước, ký điều khoản C/O sau, chứ không phải ngược lại.

Trường hợp doanh nghiệp của bạn đề nghị cấp C/O lần đầu, hoặc đang vướng ở khâu đăng ký hồ sơ thương nhân, bạn có thể cho tôi biết mẫu C/O định dùng và địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Tôi sẽ nói rõ nộp ở đâu, khai trên hệ thống nào, và bộ hồ sơ lần đầu cần chuẩn bị những gì.

Việc tôi làm ở đây là nghiệp vụ chứng từ xuất xứ và thủ tục hải quan theo chứng chỉ đang có, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc.

Biểu mẫu liên hệ

• Nguyên liệu đầu vào, định mức và quy trình sản xuất khi xin C/O. Ba loại chứng từ chứng minh tiêu chí xuất xứ.
• Hồ sơ và thủ tục hải quan xuất khẩu. Tờ khai xuất và các chứng từ đi kèm.
• Các sai sót thường gặp khi xin C/O và cách xử lý. Lỗi lặp lại nhiều nhất trong hồ sơ thật.

Hoàng Ngọc Quang (QuangLogi)

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan Hải quan Việt Nam cấp mã số theo Công văn số 249/GSQL-TH ngày 20/02/2025.
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan số 165/2018/KHQ-HN.
Phó Giám đốc Công ty TNHH Vận tải quốc tế Giang Tô Viễn Dương (Luchi Việt Nam).
Hội viên Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam (VALOMA) theo Quyết định kết nạp hội viên số 1003/QĐ-BCH.
Được đào tạo nghề luật sư theo chương trình Luật sư phục vụ hội nhập quốc tế khoá IX tại Học viện Tư pháp.
Hơn mười năm làm chứng từ và thủ tục hải quan trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam, Campuchia, gồm cả hồ sơ C/O cho hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam và hồ sơ C/O hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc.
Về tác giả

Tôi viết từ góc nhìn của người trực tiếp làm hồ sơ. Thông tin khách hàng trong các ví dụ đều được mã hoá ẩn danh.