Các sai sót thường gặp khi xin C/O và cách xử lý

Hồ sơ đề nghị cấp C/O bị từ chối hiếm khi vì một lý do xa lạ. Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định bảy trường hợp cơ quan cấp từ chối cấp C/O và phải nêu rõ lý do, còn các lỗi thực tế trong hồ sơ thường rơi vào một số nhóm lặp lại, phần lớn bắt nguồn từ một quyết định đưa ra sớm hơn nhiều: chọn mã HS, chọn nhà cung cấp nguyên liệu, hoặc lập bảng kê khai đạt tiêu chí xuất xứ bằng cách sao chép từ lô cũ. Sai sót trong hồ sơ và hành vi vi phạm về xuất xứ là hai nhóm khác nhau, được Nghị định 169/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan tách thành hai điều với mức phạt cách nhau rất xa.

Đọc xong, bạn sẽ biết bảy lỗi lặp lại nhiều nhất trong xin cấp C/O và dấu hiệu nhận ra từng lỗi trước khi nộp, lỗi nào sửa được bằng hồ sơ và lỗi nào không, cách xử lý khi bị từ chối cấp C/O tại Việt Nam và khi C/O bị từ chối tại nước nhập khẩu, ranh giới giữa sai sót với vi phạm về xuất xứ có chế tài xử phạt.

• Bảy lỗi lặp lại nhiều nhất trong hồ sơ đề nghị cấp C/O là: sai mã HS thành phẩm; bảng kê khai không khớp mã HS; lượng nguyên liệu chứng minh được ít hơn lượng khai dùng theo định mức sử dụng nguyên liệu; mặc định coi nguyên liệu mua trong nước là có xuất xứ Việt Nam; thông tin trên C/O lệch với hoá đơn thương mại hoặc vận đơn; áp nhầm tiêu chí của mẫu C/O này cho mẫu khác; chưa đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan cấp mẫu C/O cần dùng.
• Cơ quan cấp từ chối cấp C/O trong bảy trường hợp tại Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP và phải nêu rõ lý do; đọc đúng khoản bị dẫn trong thông báo từ chối là bước đầu tiên để biết lỗi thuộc tầng hồ sơ hay tầng bản chất.
• Lỗi ở tầng quyết định dài hạn gồm: chọn nguyên liệu cùng chương với thành phẩm khi tiêu chí là chuyển đổi chương; ký điều khoản C/O trước khi kiểm tra khả năng đáp ứng quy tắc xuất xứ; và chỉ thực hiện tại Việt Nam công đoạn thuộc Điều 9 Nghị định 31/2018/NĐ-CP. Các lỗi này không sửa được bằng cách lập lại giấy tờ.
• C/O đã cấp bị hải quan nước nhập khẩu đề nghị xác minh thì thương nhân có trách nhiệm cung cấp hồ sơ và bố trí kiểm tra theo khoản 8 Điều 24 Nghị định 31/2018/NĐ-CP. Khoản 5 Điều 30 quy định hồ sơ, chứng từ, thông tin và tài liệu phục vụ xác minh được giữ bí mật; khi cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc quốc tế yêu cầu cung cấp, thương nhân và cơ quan, tổ chức cấp C/O phải báo cáo Bộ Công Thương trước khi cung cấp. Điều khoản này không quy định rằng mọi yêu cầu xác minh hoặc mọi hồ sơ trả lời đều bắt buộc phải đi qua cơ quan cấp C/O; không hợp tác thì bị thu hồi C/O và tạm dừng cấp 6 tháng theo điểm c khoản 1 Điều 29.
• Từ 01/7/2026, khai sai xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu bị xử phạt theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 169/2026/NĐ-CP với mức 3.000.000 đồng tới 5.000.000 đồng đối với tổ chức; hàng hoá giả mạo xuất xứ Việt Nam bị xử phạt theo Điều 18 với năm bậc từ 10 triệu tới 100 triệu đồng theo trị giá tang vật, kèm tịch thu tang vật.
• Nghị định 169/2026/NĐ-CP không bỏ xử phạt khai sai xuất xứ; phần được bỏ là điều khoản gộp của nghị định cũ về khai sai không ảnh hưởng số thuế, hệ quả là khai sai mã số hàng nhập khẩu không ảnh hưởng số thuế thì hết bị phạt, còn khai sai xuất xứ vẫn bị phạt và phạm vi rộng hơn bản cũ.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: lỗi 1 là lỗi gốc, vì tiêu chí xuất xứ tra theo mã HS; sai mã HS thì cả bộ hồ sơ được dựng trên một tiêu chí không phải của mặt hàng. Lỗi 3 là lỗi bị phát hiện nhiều nhất vì phép kiểm của cơ quan cấp chỉ là một phép nhân.

Chọn nguyên liệu cùng chương với thành phẩm khi tiêu chí là chuyển đổi mã số ở cấp chương là lỗi ở khâu mua hàng và thiết kế sản xuất. Điểm a khoản 2 Điều 6 Thông tư 05/2018/TT-BCT định nghĩa chuyển đổi mã số hàng hoá là sự thay đổi về mã HS của hàng hoá ở cấp hai, bốn hoặc sáu số so với mã HS của nguyên liệu đầu vào không có xuất xứ; nguyên liệu cùng chương thì gia công tới đâu cũng không có sự thay đổi ở cấp hai số. Chỗ sửa là khâu chọn nhà cung cấp.

Ký điều khoản cung cấp C/O trong hợp đồng trước khi kiểm khả năng đạt xuất xứ là lỗi ở khâu bán hàng. Người mua tính giá theo thuế ưu đãi tại nước họ; không có C/O hoặc C/O bị từ chối thì phần chênh thuế thường sẽ được quy định thuộc về nghĩa vụ bồi thường của người bán theo hợp đồng.
Phụ lục III, Mục 1, điểm Đ, khoản 5 Nghị quyết 19/2026/NQ-CP quy định không thực hiện thủ tục hành chính cấp C/O cấp sau theo Điều 15 và Điều 17 Nghị định 31/2018/NĐ-CP trong thời gian Nghị quyết có hiệu lực. Tuy nhiên, đến ngày 15/09/2026, thủ tục 1.001380 vẫn được công khai trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công Thương. Vì hai nguồn chưa thống nhất về cách vận hành thực tế, không nên mặc định hồ sơ C/O cấp sau vẫn được tiếp nhận hoặc đã bị dừng hoàn toàn; cần kiểm tra trực tiếp với cơ quan tiếp nhận đối với từng trường hợp; chi tiết ở danh mục Hồ sơ xin cấp C/O cho hàng hoá sản xuất tại Việt Nam.

Chỉ thực hiện công đoạn thuộc nhóm gia công, chế biến đơn giản tại Việt Nam là lỗi ở khâu thiết kế sản xuất. Điều 9 Nghị định 31/2018/NĐ-CP liệt kê tám khoản, gồm đóng gói, dán nhãn, phân loại, trộn đơn giản, lắp ráp đơn giản, và các công đoạn này dù kết hợp với nhau cũng không được xét đến khi xác định xuất xứ.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: hồ sơ của ba trường hợp trên bị từ chối theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP, hàng hoá không có xuất xứ hoặc không đáp ứng quy tắc xuất xứ, và không có cách lập lại giấy tờ nào đổi được kết quả đó.

Điều 21 Nghị định 31/2018/NĐ-CP quy định cơ quan cấp từ chối cấp C/O bằng văn bản hoặc thông báo trên hệ thống điện tử, nêu rõ lý do, trong bảy trường hợp. Mỗi trường hợp dẫn tới một cách xử lý khác nhau.

Hệ quả trực tiếp trong việc xin cấp C/O: sáu trong bảy trường hợp sửa được bằng hồ sơ hoặc bằng hành vi hợp tác, riêng khoản 5 là lỗi bản chất không sửa được ở tầng hồ sơ.

Hải quan nước nhập khẩu có quyền đề nghị xác minh xuất xứ sau khi lô hàng đã thông quan, theo điểm a và điểm b khoản 1 Điều 28 Nghị định 31/2018/NĐ-CP. Trong thời gian chờ kết quả, hàng hoá thường bị tạm dừng cho hưởng ưu đãi tại nước nhập khẩu.

Nếu lỗi thuộc về hình thức, ví dụ lệch tên hàng hoặc đơn vị tính giữa C/O và hoá đơn, hướng xử lý là giải trình kèm chứng từ, hoặc đề nghị cấp lại theo điểm d khoản 1 Điều 18 Nghị định 31/2018/NĐ-CP đối với lỗi hoặc sai sót không cố ý trên bản gốc C/O đã cấp, trong thời hạn 1 năm kể từ ngày cấp. Nếu lỗi thuộc về bản chất, tức hàng hoá không đạt tiêu chí, thì không có cách xử lý bằng giấy tờ.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: không hợp tác hoặc không chấp thuận cho kiểm tra dẫn tới hàng hoá bị từ chối cho hưởng ưu đãi thuế tại nước nhập khẩu, và tại Việt Nam dẫn tới thu hồi C/O đã cấp, tạm dừng cấp C/O 6 tháng và áp diện quản lý rủi ro luồng đỏ theo điểm c khoản 1 và khoản 2 Điều 29 Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Một bộ hồ sơ có số liệu chưa khớp và giải trình được là sai sót. Việc khai báo xuất xứ Việt Nam cho hàng hoá không đủ điều kiện, hoặc làm giả chứng từ để đạt tiêu chí, thuộc nhóm hành vi vi phạm.

Từ 01/7/2026, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan áp dụng theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP ngày 15/5/2026, thay thế Nghị định 128/2020/NĐ-CP và Điều 2 Nghị định 102/2021/NĐ-CP. Nghị định này tách hai hành vi ra hai điều khác nhau.

Khai sai về xuất xứ quy định tại Điều 9 Nghị định 169/2026/NĐ-CP về vi phạm quy định khai hải quan. Điều khoản chung cho hành vi khai sai so với thực tế về xuất xứ hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu nằm ở khoản 3, mức phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với tổ chức. Điều 9 còn ba mức khác cho các tình huống riêng: hàng viện trợ nhân đạo và viện trợ không hoàn lại; hàng quá cảnh, chuyển khẩu, trung chuyển và hàng sử dụng, tiêu huỷ trong khu phi thuế quan; hàng đưa vào kho ngoại quan và từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài.

Hàng hoá giả mạo xuất xứ Việt Nam quy định tại Điều 18 Nghị định 169/2026/NĐ-CP, về hành vi xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh tạm nhập tái xuất, quá cảnh, chuyển khẩu hàng hoá giả mạo xuất xứ Việt Nam, với năm bậc theo trị giá tang vật vi phạm.

Kèm theo là hình thức xử phạt bổ sung tịch thu tang vật vi phạm, và biện pháp khắc phục hậu quả buộc tiêu huỷ tang vật là hàng hoá gây hại cho sức khoẻ con người, vật nuôi, cây trồng và môi trường, hoặc buộc nộp lại số tiền bằng trị giá tang vật đã bị tiêu thụ, tẩu tán, tiêu huỷ trái quy định.

Khi đọc các con số trên cần kèm ba quy tắc của Điều 6 Nghị định 169/2026/NĐ-CP: mức nêu trên là mức đối với tổ chức, mức đối với cá nhân bằng một nửa, hộ kinh doanh, hộ gia đình, cộng đồng dân cư áp mức của cá nhân; mức áp dụng cụ thể cho một hành vi là mức trung bình của khung, giảm khi có tình tiết giảm nhẹ và tăng khi có tình tiết tăng nặng; khai sai xuất xứ mà dẫn tới thiếu số tiền thuế phải nộp, trốn thuế, hoặc vi phạm quy định về quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu thì không dừng ở Điều 9 mà chuyển sang các điều nặng hơn, trong đó có Điều 18.

Một cách diễn đạt sai về nghị định mới đang được lưu hành: Nghị định 169/2026/NĐ-CP đã bỏ xử phạt hành vi khai sai xuất xứ. Phần được bỏ là điều khoản gộp của nghị định cũ về khai sai lượng, tên hàng, chủng loại, chất lượng, trị giá hải quan, xuất xứ, mã số hàng hoá nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế nhưng không làm ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Hệ quả thực tế là khai sai mã số hàng nhập khẩu không ảnh hưởng số thuế thì hết bị phạt, còn khai sai xuất xứ vẫn bị phạt theo Điều 9, và điều khoản mới không kèm điều kiện về ảnh hưởng số thuế, nên phạm vi rộng hơn bản cũ.

Ngoài lĩnh vực hải quan, hành vi gắn nhãn hàng hoá sai xuất xứ còn có thể bị xem xét theo pháp luật về hàng giả và nhãn hàng hoá; tại cơ quan cấp C/O, việc sử dụng chứng từ giả hoặc kê khai gian lận dẫn tới tạm dừng cấp C/O 6 tháng theo điểm b khoản 1 Điều 29 Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Hệ quả trực tiếp trong hồ sơ: tám mục trên mất khoảng nửa giờ cho mỗi lô khi kiểm tra cẩn thận và rà soát chi tiết ngay từ khi có kế hoạch xin cấp hoặc chuẩn bị hồ sơ xin cấp, có thể mất vài ngày hoặc hơn để xử lý cập nhật bổ sung nếu phát hiện muộn tại thời điểm nộp hồ sơ hoặc sau khi hồ sơ đã bị từ chối.

Ghi chú về hiệu lực: tình trạng hiệu lực kiểm tra ngày 12/09/2026 theo sổ theo dõi văn bản; Nghị định 169/2026/NĐ-CP đối chiếu toàn văn ngày 10/09/2026; các điều của Nghị định 31/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 19/2026/NQ-CP đối chiếu toàn văn ngày 13/09/2026. Nghị quyết 19/2026/NQ-CP là văn bản có thời hạn, nội dung mục 2 liên quan tới C/O cấp sau sẽ được rà lại trước ngày 01/3/2027.

Trường hợp hồ sơ của bạn vừa bị từ chối cấp, hoặc người mua báo C/O bị hải quan nước họ từ chối, bạn có thể gửi cho tôi thông báo của cơ quan cấp hoặc nội dung người mua nêu ra, kèm bộ hồ sơ đã nộp. Tôi sẽ xác định lỗi thuộc khoản nào của Điều 21, thuộc tầng hồ sơ hay tầng bản chất, và trả lời trường hợp nào còn sửa được, trường hợp nào không.

Việc tôi làm ở đây là nghiệp vụ chứng từ xuất xứ và thủ tục hải quan theo chứng chỉ đang có, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc.

Biểu mẫu liên hệ

• Giải trình xuất xứ, lưu trữ hồ sơ C/O và hậu kiểm. Chứng từ phải giữ và cách trả lời khi bị xác minh.
• Nguyên liệu đầu vào, định mức và quy trình sản xuất khi xin C/O. Ba nhóm chứng từ chứng minh tiêu chí xuất xứ và phép khớp bốn chiều.
• Điều kiện để hàng hoá có xuất xứ Việt Nam. Xuất xứ thuần tuý, thay đổi cơ bản, và các công đoạn gia công, chế biến đơn giản không được xét đến.
• Xuất xứ hàng hoá và giấy chứng nhận xuất xứ C/O cho hàng hoá sản xuất tại Việt Nam. Trang tổng của toàn bộ chủ đề này.

Hoàng Ngọc Quang (QuangLogi)

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan Hải quan Việt Nam cấp mã số theo Công văn số 249/GSQL-TH ngày 20/02/2025.
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan số 165/2018/KHQ-HN.
Phó Giám đốc Công ty TNHH Vận tải quốc tế Giang Tô Viễn Dương (Luchi Việt Nam).
Hội viên Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam (VALOMA) theo Quyết định kết nạp hội viên số 1003/QĐ-BCH.
Được đào tạo nghề luật sư theo chương trình Luật sư phục vụ hội nhập quốc tế khoá IX tại Học viện Tư pháp.
Hơn mười năm làm chứng từ và thủ tục hải quan trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam, Campuchia, gồm cả hồ sơ C/O cho hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam và hồ sơ C/O hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc.
Về tác giả

Tôi viết từ góc nhìn của người trực tiếp làm hồ sơ. Thông tin các vụ việc và khách hàng nếu có trong các ví dụ đều được mã hoá ẩn danh.