Nguyên liệu đầu vào, định mức và quy trình sản xuất khi xin C/O

Khả năng đạt xuất xứ được quyết định từ lúc chọn loại nguyên liệu, nhà cung cấp nguyên liệu và lúc thiết lập dây chuyền sản xuất, chứ không phải lúc ngồi làm hồ sơ xin cấp C/O. Khi hàng hoá đã sản xuất xong, gần như không thể sửa được nữa. Bản chất của việc xin cấp C/O là dùng các chứng từ để chứng minh hàng hoá đáp ứng tiêu chí xuất xứ được quy định tương ứng đối với hàng hoá đó, và việc chứng minh xoay quanh ba loại chứng từ chính.

Danh mục này nói về ba loại chứng từ chính đó: chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu đầu vào, bảng giải trình đáp ứng tiêu chí xuất xứ thể hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu, và bản mô tả quy trình sản xuất. Ba loại chứng từ này là chỗ tốn thời gian nhất khi làm hồ sơ, và cũng là chỗ bị kiểm kỹ nhất khi hậu kiểm.

• Khả năng đạt xuất xứ được quyết định từ lúc chọn nguyên liệu, nhà cung cấp và thiết lập dây chuyền sản xuất; khi hàng hoá đã sản xuất xong thì gần như không sửa được.
• Hồ sơ chứng minh xoay quanh ba loại chứng từ: chứng từ nguồn gốc nguyên liệu đầu vào, bảng giải trình đáp ứng tiêu chí xuất xứ thể hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu, và bản mô tả quy trình sản xuất.
• Nguyên liệu mua trong nước không mặc nhiên có xuất xứ Việt Nam; để được tính là có xuất xứ, cần bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu trong nước theo Phụ lục X Thông tư 05/2018/TT-BCT, kèm chứng từ chứng minh.
• Bảng giải trình lập theo mẫu tại Phụ lục II đến Phụ lục IX Thông tư 05/2018/TT-BCT, chọn theo tiêu chí xuất xứ đang áp dụng.
• Bảng giải trình phải khớp đồng thời bốn chiều: lượng nguyên liệu đã nhập, sản lượng thành phẩm xuất khẩu, quy trình sản xuất và tiêu chí xuất xứ của sản phẩm (phép khớp bốn chiều).
• Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu là tài liệu nội bộ, không thuộc hồ sơ nộp; số định mức trong hồ sơ đã nộp được đối chiếu với sổ sách của doanh nghiệp khi kiểm tra.
• Yêu cầu nhà cung cấp trong nước cung cấp Phụ lục X nên được đưa vào hợp đồng mua nguyên liệu.

Mỗi loại nguyên liệu phải trả lời được câu hỏi nó từ đâu tới và có xuất xứ gì. Ba tình huống thường gặp.

Nguyên liệu nhà máy tự nhập khẩu. Chứng minh bằng tờ khai hải quan nhập khẩu của chính lô nguyên liệu đó. Tờ khai cho cả nguồn gốc lẫn trị giá, nên đây là loại chứng từ mạnh nhất trong bộ hồ sơ.

Nguyên liệu mua trong nước. Chứng minh bằng hoá đơn giá trị gia tăng của người bán. Điểm cần nhớ: mua trong nước không đồng nghĩa với nguyên liệu có xuất xứ Việt Nam. Nguyên liệu do một doanh nghiệp khác nhập về rồi bán lại vẫn là nguyên liệu không có xuất xứ. Nếu không có chứng từ nào chứng minh khác đi, cơ quan cấp C/O tính phần này vào nhóm không có xuất xứ.

Nguyên liệu mua trong nước mà bản thân nó đạt xuất xứ Việt Nam. Đây là chỗ dùng tới Phụ lục X ban hành kèm Thông tư 05/2018/TT-BCT ngày 03/4/2018, tên đầy đủ là bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp nguyên liệu trong nước. Nhà cung cấp ký bản khai báo này, kèm chứng từ chứng minh xuất xứ của chính họ. Nhờ đó phần nguyên liệu ấy được tính là có xuất xứ Việt Nam khi tính hàm lượng giá trị hoặc xét chuyển đổi mã số.

Hệ quả với người mua hàng: điều khoản yêu cầu nhà cung cấp trong nước cung cấp Phụ lục X nên nằm ngay trong hợp đồng mua nguyên liệu, không phải là việc đi xin sau khi đã có đơn xuất khẩu.

Đây là loại chứng từ quan trọng nhất, vì nó là lời khẳng định của doanh nghiệp rằng hàng hoá của mình đáp ứng tiêu chí xuất xứ Việt Nam.

Bảng giải trình cần thể hiện đủ bốn nhóm thông tin: các loại nguyên vật liệu đã dùng để sản xuất ra sản phẩm; số lượng mỗi loại tính trên một đơn vị sản phẩm; trị giá của từng nguyên vật liệu đầu vào; và cách các nguyên vật liệu đó đáp ứng tiêu chí xuất xứ áp cho mã HS của thành phẩm.

Thông tư 05/2018/TT-BCT có sẵn các mẫu bảng kê khai theo từng tiêu chí, từ Phụ lục II đến Phụ lục IX, gồm bảng kê cho tiêu chí xuất xứ thuần tuý với hai trường hợp có và không có hoá đơn giá trị gia tăng, bảng kê cho tiêu chí chuyển đổi mã số hàng hoá, bảng kê cho tiêu chí tỷ lệ không đáng kể, bảng kê cho tiêu chí tỷ lệ phần trăm giá trị, bảng kê cho tiêu chí hàm lượng giá trị khu vực, và bảng kê cho tiêu chí sản xuất toàn bộ tại một nước thành viên. Chọn đúng mẫu theo tiêu chí đang áp là bước đầu tiên, chọn nhầm mẫu thì cả bảng phải làm lại.

Phép khớp bốn chiều. Bảng giải trình nộp để xin C/O phải khớp cùng lúc theo bốn chiều:

• Khớp với lượng nguyên liệu đã nhập theo tờ khai nhập khẩu và hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào.
• Khớp với sản lượng thành phẩm xuất khẩu.
• Khớp với quy trình sản xuất mô tả trong hồ sơ.
• Khớp với tiêu chí xuất xứ được quy định đối với sản phẩm xuất khẩu.

Chỉ cần một chiều lệch mà không giải trình được, hồ sơ bị trả lại. Phép kiểm đơn giản nhất mà cơ quan cấp C/O thường dùng: lấy số lượng sản phẩm xuất khẩu nhân với định mức sử dụng trong bảng giải trình, so với số lượng nguyên liệu trên tờ khai nhập khẩu và hoá đơn đầu vào. Nếu kết quả vượt quá lượng nguyên liệu đã khai, tức là doanh nghiệp đang khai dùng nhiều nguyên liệu hơn số nguyên liệu chứng minh được.

Bảng trừ lùi. Nguyên liệu đã dùng cho lô C/O trước thì không dùng lại cho lô sau. Doanh nghiệp xuất khẩu nhiều lô từ cùng một lượng nguyên liệu nhập cần theo dõi phần đã trừ đi qua từng lần xin C/O. Bảng trừ lùi không nằm trong bộ hồ sơ nộp, nhưng là thứ được hỏi tới khi hậu kiểm.

Loại chứng từ thứ ba: bản mô tả quy trình sản xuất

Bản mô tả quy trình sản xuất trả lời một câu hỏi: công đoạn thực hiện tại Việt Nam có vượt qua ngưỡng gia công, chế biến đơn giản hay không. Ngưỡng này quy định tại Điều 9 Nghị định 31/2018/NĐ-CP.

Ba yêu cầu của một bản mô tả dùng được. Thứ nhất, mô tả đúng thực tế đang diễn ra tại nhà máy, không phải bản dịch từ tài liệu kỹ thuật của máy móc. Thứ hai, đủ chi tiết để người đọc hình dung được nguyên liệu đi vào ở công đoạn nào và biến thành gì ở công đoạn nào. Thứ ba, thống nhất với bảng giải trình định mức: nguyên liệu nào có tên trong bảng giải trình thì phải xuất hiện trong quy trình, và ngược lại.

Với các mặt hàng mà tiêu chí xuất xứ là công đoạn gia công chế biến cụ thể, thường gặp ở dệt may và hoá chất, bản mô tả quy trình còn là chứng cứ trực tiếp chứng minh tiêu chí, chứ không chỉ là tài liệu bổ trợ.

Đây là chỗ thường bị nhầm. Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự xây dựng và lưu giữ, phục vụ quản trị sản xuất và phục vụ giải trình khi bị kiểm tra. Nó không nằm trong thành phần hồ sơ nộp khi khai báo C/O. Thứ nộp là bảng giải trình đáp ứng tiêu chí xuất xứ, trong đó có thể hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu.

Phân biệt này quan trọng ở khâu hậu kiểm: khi cơ quan chức năng kiểm tra, con số định mức trong hồ sơ đã nộp sẽ được đối chiếu với định mức thực tế trong sổ sách của doanh nghiệp.

Ba việc nên làm trước khi ký hợp đồng mua nguyên liệu

• Tra mã HS của nguyên liệu định mua và mã HS của thành phẩm, đối chiếu với tiêu chí xuất xứ áp cho thành phẩm. Nếu tiêu chí là chuyển đổi mã số ở cấp chương mà nguyên liệu cùng chương với thành phẩm, phương án đó không đạt dù gia công tới đâu.
• Xác định nhà cung cấp nằm trong hay ngoài khối của hiệp định định dùng, để biết có được cộng gộp hay không.
• Đưa yêu cầu cung cấp chứng từ chứng minh xuất xứ, gồm cả Phụ lục X nếu là nhà cung cấp trong nước, vào điều khoản hợp đồng mua.

Quy tắc cụ thể mặt hàng của từng hiệp định nằm ở thông tư riêng của hiệp định đó, xem danh mục Tiêu chí xuất xứ theo từng FTA và mẫu C/O.

Trường hợp bạn đang lập bảng giải trình tiêu chí xuất xứ và chưa chắc các con số khớp nhau, bạn có thể gửi cho tôi tờ khai nhập khẩu nguyên liệu, hoá đơn đầu vào, sản lượng thành phẩm xuất khẩu và mã HS thành phẩm. Tôi sẽ chạy lại phép khớp bốn chiều và chỉ ra chiều nào đang lệch.

Việc tôi làm ở đây là nghiệp vụ chứng từ xuất xứ và thủ tục hải quan theo chứng chỉ đang có, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc.

Biểu mẫu liên hệ

• Hồ sơ xin cấp C/O cho hàng hoá sản xuất tại Việt Nam. Từ đăng ký thương nhân lần đầu tới bộ hồ sơ từng lô.
• Giải trình xuất xứ, lưu trữ hồ sơ C/O và hậu kiểm. Thứ cần giữ và cách trả lời khi bị hỏi lại.
• Điều kiện để hàng hoá có xuất xứ Việt Nam. Xuất xứ thuần tuý, thay đổi cơ bản, và các công đoạn không được tính.

Hoàng Ngọc Quang (QuangLogi)

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan được cơ quan Hải quan Việt Nam cấp mã số theo Công văn số 249/GSQL-TH ngày 20/02/2025.
Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan số 165/2018/KHQ-HN.
Phó Giám đốc Công ty TNHH Vận tải quốc tế Giang Tô Viễn Dương (Luchi Việt Nam).
Hội viên Hiệp hội Phát triển nhân lực Logistics Việt Nam (VALOMA) theo Quyết định kết nạp hội viên số 1003/QĐ-BCH.
Được đào tạo nghề luật sư theo chương trình Luật sư phục vụ hội nhập quốc tế khoá IX tại Học viện Tư pháp.
Hơn mười năm làm chứng từ và thủ tục hải quan trên tuyến Trung Quốc, Việt Nam, Campuchia, gồm cả hồ sơ C/O cho hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam và hồ sơ C/O hàng hoá nhập khẩu từ Trung Quốc.
Về tác giả

Tôi viết từ góc nhìn của người trực tiếp làm hồ sơ. Thông tin khách hàng trong các ví dụ đều được mã hoá ẩn danh.